利用における注意点

クレームにつながる可能性もあり

電話代行サービスを使う際の注意点もあります。電話代行サービスを使えば自社のスタッフの代わりに電話応対してくれて便利ですが、クレームにつながるケースもあります。

対応してくれるすべてのスタッフが自社の製品を正しく理解しているとは限りません。お客さまに説明する際に誤って説明してしまいトラブルになってしまうことも。しっかりマニュアル作成をし、電話代行サービス会社とのやり取りを頻?に行う必要があります。本来、自社の社員なら直接指導できるところもなかなかそうもいきません。

複雑な商品説明や、少し難しいサービスの説明が必要ならば、電話代行サービスをむやみやたらに使うのはかえって無駄な時間が増えてしまうことも考えられるので気をつけましょう。

機密情報が社内に漏れるリスクあり

普段は社内でやり取りしている情報も、電話代行サービスを使う事によって、第三者に渡ります。情報の内容にもよりますが、電話代行サービスを導入してもそのに信頼関係は構築されていませんので、オペレーターに案内してもらう時も、最前の注意を払っておかなければならないでしょう。

これくらいの情報は大丈夫だろうと思ってやり取りしていると、気の緩んだタイミングでSNSや口コミなどで拡散リスクが大いにあります。なにが起こるかわからない時代ですので、社内の情報を社外に出す際は、管理責任者の選任や、電話代行サービス会社との連携が重要になってきます。導入前にはきちんとルールをつくり、ガイドラインに沿って運営していくことが鍵になります。